Wirtualna recepcjonistka VS Tradycyjna recepcjonistka - którą wybrać?

Żyjemy w czasach, które umożliwiają nam pracę w dowolny sposób. Możemy pracować w domu, w odległym zakątku świata, na egzotycznej plaży lub na szczycie Kilimandżaro (pod warunkiem, że mamy dostęp do sieci Wi-Fi). Wszystko to oznacza, że mamy ogromny wachlarz możliwości, jeśli chodzi o organizację miejsca pracy i jak najlepiej wykorzystać pracowników, a przy okazji obniżyć koszty.

Każdy członek personelu jest ważny na swój sposób, ale jeśli chodzi o pierwsze wrażenie, recepcjonistka jest prawdopodobnie najważniejszym członkiem personelu, który musi być w pełni gotowy do pracy. Jeśli zatrudnisz niewłaściwą osobę, nie tylko stracisz klientów, ale także sprawisz, że osoby odwiedzające Twoje miejsce pracy będą miały całkowicie mylne wrażenie o tym, kim jesteś jako firma. Recepcjonista jest twarzą Twojej firmy, jest pierwszą osobą, którą odwiedzający napotkają po wejściu do budynku, dlatego musi być uprzejmy, pomocny, przyjazny i zawsze uśmiechnięty, aby witać ludzi.

Oczywiście, możesz mieć najlepszego recepcjonistę na świecie, ale jeśli recepcja nie jest na najwyższym poziomie, to cała sytuacja może się bardzo źle skończyć. Dlatego też, aby stworzyć odpowiednie wrażenie profesjonalizmu i komfortu, należy zadbać o najwyższej jakości meble biurowe do recepcji.

W ramach tej całej rozmowy jest jeszcze jeden podtemat do przemyślenia - wirtualni recepcjoniści kontra tradycyjni recepcjoniści.

Co to jest wirtualna recepcjonistka?

Jeśli nigdy nie słyszałeś o wirtualnej recepcjonistki, niech pokrycia, co to jest, zanim przejdziemy do tego, co jest najlepszym wyborem dla Ciebie. Wirtualny recepcjonista jest ktoś, kto obejmuje obowiązki recepcji, takie jak umawianie spotkań, odbieranie połączeń, odpowiadanie na e-maile, a w zasadzie aktualizowanie harmonogramu, bez konieczności pracy faktycznie w samym biurze. Oczywiście, nie są w stanie witać gości z wirtualnej lokalizacji, więc jest to coś, o czym należy pomyśleć przy podejmowaniu decyzji.

Wirtualny recepcjonista jest bardzo podobny do wirtualnego asystenta, tzn. jest to osoba, która może pracować z dowolnego miejsca na świecie, pod warunkiem, że ma dobre połączenie z Internetem i jest dostępna do pracy w godzinach/strefie czasowej, której potrzebujesz. Wkrótce omówimy wady i zalety każdego z nich, ale z tego opisu można uzyskać ogólne pojęcie o tym, czym naprawdę jest ten typ pracownika, jakie są jego ograniczenia i zalety.

Oczywiście, tradycyjny recepcjonista to osoba, która będzie siedziała w recepcji, witała gości, odbierała telefony, prowadziła dziennik, odpowiadała na e-maile itp. i będzie pracowała określoną liczbę godzin każdego dnia i tygodnia. Powinniśmy zaznaczyć, że oba rodzaje recepcjonistów są pracownikami Twojej firmy, jednak wirtualny recepcjonista może być wolnym strzelcem, więc może nie podlegać tym samym korzyściom firmy, co zatrudniony, tradycyjny recepcjonista, takie jak emerytura itp.

Zalety i wady tradycyjnej recepcjonistki

Tradycyjna recepcjonistka jest sercem Twojego miejsca pracy. Są one tym, że każdy widzi, jak wejść do budynku, a czy uśmiechają się lub nie będzie miał ogromny wpływ na wrażenie, że osoba będzie uzyskać z Twojej firmy. To naprawdę zależy od postawy recepcjonisty! Oczywiście, chodzi również o ich umiejętności, więc przy zatrudnianiu wybranej recepcjonistki należy być bardzo ostrożnym. Wysokiej jakości recepcjonistka może stanowić różnicę pomiędzy szczęśliwym i przyjaznym miejscem pracy, a takim, które dosłownie odstrasza gości!

Dla większości firm tradycyjna recepcjonistka będzie najlepszym rozwiązaniem. Dodatkowo, zapewnienie najwyższej klasy przestrzeni i miejsc siedzących w recepcji również będzie bardzo pomocne.

Plusy:

- Masz wysoko wykwalifikowanego, profesjonalnego recepcjonistę, którego możesz przeszkolić w zakresie wartości Twojej firmy.

- Recepcjonista jest dostępny osobiście w ustalonych godzinach pracy - oznacza to, że wszelkie problemy można rozwiązywać znacznie szybciej.

- Posiadanie osoby na recepcji, która wita gości, jest dużym plusem

- Można naocznie przekonać się o standardzie pracy recepcjonisty, co ułatwia monitorowanie sytuacji, zanim staną się one większym problemem

- W przypadku tradycyjnej recepcji można stworzyć profesjonalną i przyjazną przestrzeń recepcyjną, w tym ergonomiczne miejsce, które jest nie tylko wygodne dla recepcjonisty, ale także świadczy o profesjonalnym wyglądzie.

- Recepcjonista jest fizyczną częścią zespołu i w razie potrzeby może zostać przeszkolony do pracy w innych obszarach.

Wady:

- Zatrudnienie tradycyjnego recepcjonisty jest droższe, ponieważ trzeba zapłacić wynagrodzenie, a także ponieść koszty ogólne, takie jak ogrzewanie, oświetlenie itp. Ponadto należy opłacić dodatki firmowe, takie jak emerytura i wynagrodzenie za urlop.

- Jeśli chcesz, aby recepcjonista pracował w nadgodzinach, musisz zapłacić dodatkowo, zwykle wyższą stawkę.

- Recepcja działa tylko w określonych godzinach pracy, np. od 9 do 5, a w przypadku urlopu lub choroby trzeba będzie zatrudnić inną recepcjonistkę. Kwestia godzin pracy może nie być problemem, jeśli biuro i tak jest otwarte tylko w tych godzinach.

- konflikty osobowościowe - w przypadku każdego fizycznie obecnego pracownika zawsze istnieje ryzyko konfliktów osobowościowych z innymi członkami personelu, których rozwiązanie wymaga umiejętności zarządzania konfliktami.

Plusy i minusy wirtualnej recepcjonistki

Jeśli zdecydujesz się zatrudnić wirtualnego recepcjonistę, istnieją plusy i minusy tego wyboru. Pomysł posiadania recepcjonisty, który nie jest widocznie obecny jest kontrowersyjny dla wielu firm, zwłaszcza tych, które zostały ustanowione na chwilę. Jednak dla firm rozpoczynających działalność może to być świetna opcja, ponieważ pozwala zaoszczędzić pieniądze, a jednocześnie obejmuje obszary, które powinny być pokryte.

Plusy:

- Niższe koszty - wirtualny asystent będzie kosztował mniej niż tradycyjny recepcjonista, ponieważ wynagrodzenie jest zwykle niższe, nie trzeba pokrywać kosztów ogólnych (ogrzewanie, oświetlenie itp.) ani płacić za czas urlopu. Można również negocjować koszty, wybierając szereg freelancerów i ograniczając ich wybór.

- Możesz mieć nieprzerwaną pracę w zależności od strefy czasowej, z której pracuje recepcjonista. Zasadniczo możesz mieć więcej niż jednego, jeśli chcesz, co oznacza, że Twoja ochrona w zakresie odbierania połączeń i poczty e-mail jest 24/7, jeśli naprawdę potrzebujesz tego poziomu ochrony.

- Idealne rozwiązanie dla startupów, które nie dysponują dużą przestrzenią roboczą, np. dla tych, którzy nadal pracują w domu. Jest to oczywiste, ponieważ wirtualna recepcjonistka będzie pracować ze swojej siedziby lub z dowolnego miejsca na świecie.

- Wirtualne recepcjonistki prawdopodobnie znają różne inne pakiety oprogramowania technologicznego, podczas gdy tradycyjna recepcjonistka często ma doświadczenie tylko w zakresie pakietów używanych w biurze.

Wady:

- Problemy są trudniejsze do rozwiązania, gdy pracownik nie jest obecny osobiście.

- Jeśli wirtualny asystent pracuje z innego kraju, może być trudno zapewnić mu pracę w wymaganej strefie czasowej lub w określonych godzinach.

- Jeśli Twój freelancer ma problem z połączeniem internetowym, możesz stracić z nim kontakt na krótki czas, a to oznacza, że połączenia nie są odbierane/maile są nieodebrane itp.

- Szkolenie jest trudniejsze, ponieważ tej osoby nie ma w firmie, a także trudniej jest się upewnić, że jest ona w pełni zaangażowana w wartości i misję firmy, po prostu dlatego, że nie jest zanurzona w miejscu pracy, tak jak tradycyjna recepcjonistka.

- Fakt, że nie są tam osobiście oznacza, że nie mogą witać gości, a jedynie odpowiadać na telefony i e-maile.

Kto wygrywa?

Która z nich jest lepsza dla Ciebie? Dla większości firm tradycyjna recepcjonistka jest nadal opcją z wyboru, jednak wirtualna recepcjonistka z pewnością ma również bardzo ważną rolę do odegrania. Dla początkujących firm opcja wirtualna jest świetnym sposobem na zaoszczędzenie pieniędzy i uzyskanie potrzebnej ochrony, zanim ewentualnie przejdą na wersję tradycyjną, kiedy miejsce pracy w cegle i zaprawie powiększy się.

Należy pamiętać, że recepcja musi być tak doskonała, jak to tylko możliwe, ponieważ jest to pierwsze wrażenie, jakie odniesie każdy odwiedzający Twoje biuro. Krzesła w recepcji muszą sprawiać profesjonalne wrażenie i zapewniać poczucie komfortu, a jeśli chodzi o planowanie przestrzeni biurowej, należy zadbać o to, aby odzwierciedlała ona firmę i sprawiała odpowiednie wrażenie. Jeśli szukasz mebli biurowych do wyboru w Londynie, zadzwoń do nas!

Czy kiedykolwiek korzystałeś z usług wirtualnej recepcjonistki? Jakie są Twoje doświadczenia z tym związane? Czy wolisz tradycyjną wersję? Jakie były Twoje plusy i minusy tego doświadczenia? Podziel się swoimi opiniami i rozpocznijmy debatę!